บทที่4

บทที่ 4
ขั้นตอนและวิธีการในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ 

          ก่อนที่จะเริ่มลงมือทำการวิเคราะห์และออกแบบระบบนั้น จะต้องทราบถึงขั้นตอนและวิธีการในการวิเคราะห์และออกแบบ ซึ่งหมายถึง การทำการวิเคราะห์ระบบงานปัจจุบัน นั่นคือการนำเอาระบบงานปัจจุบันมาทำการวิเคราะห์ เพื่อค้นหาปัญหา (Problem Finding), กำหนดปัญหา (Problem Definition), และกำหนดวิธีการแก้ปัญหา (Problem Solving) ซึ่งในแต่ละขั้นตอนจะมีวิธีการต่าง ๆ ที่สามารถนำมาใช้สำหรับการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ซึ่งมีอยู่มากมายหลายวิธี ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่านักวิเคราะห์ระบบจะนำวิธีการใดมาใช้ในขั้นตอนใด ต้องดูถึงความเหมาะสมของวิธีการกับขั้นตอนนั้น ๆ ด้วย

การค้นหาปัญหาของระบบเดิมที่ใช้อยู่

          การที่นักวิเคราะห์ระบบจะทราบได้ว่าองค์กรที่จะทำการวิเคราะห์ระบบนั้น ๆ มีปัญหาหรือไม่ จะต้องทำการแยกแยะระหว่างปัญหาที่เกิดขึ้นจริงกับปัญหาที่เกิดขึ้นจากการตั้งข้อสังเกตของบุคลากรในองค์กรว่าเป็นปัญหา นักวิเคราะห์ระบบจะต้องฉลาดพอที่จะวินิจฉัยข้อแตกต่างระหว่าง 2 ปัญหาที่เกิดขึ้นนี้ และเข้าใจถึงปัญหาที่แท้จริงกับผลของปัญหา เช่น การไม่มีสถานที่เพียงพอสำหรับพนักงานในสำนักงาน ปัญหาที่เกิดขึ้นดูเหมือนว่าจะเป็นเรื่องการไม่มีพื้นที่เพียงพอสำหรับพนักงาน แต่ที่จริงแล้วปัญหาที่เกิดขึ้น คือ การจัดระบบการวางสิ่งของยังไม่ดีพอการไม่มีที่เพียงพอเป็นเพียงอาการของปัญหาเท่านั้น นักวิเคราะห์ระบบต้องทำความเข้าใจในเรื่องเหล่านี้ โดยปกติแล้ว นักวิเคราะห์ระบบจะรับทราบปัญหาไว้จากหลาย ๆ แหล่ง ในที่นี้จะแจกแจงออกเป็นรายงานปัญหาที่มาจากปัจจัยภายนอกและปัจจัยภายใน

รายงานปัญหาที่มาจากปัจจัยภายนอก

รายงานปัญหาที่มาจากระดับผู้บริหาร

รายงานปัญหาที่มาจากระดับผู้ตรวจสอบ

รายงานปัญหาที่มาจากระดับลูกค้า

รายงานปัญหาที่มาจากระดับคู่แข่งขันทางธุรกิจ

รายงานปัญหาที่มาจากระดับตัวแทนจำหน่าย

รายงานปัญหาที่เกิดมาจากปัจจัยภายใน

การประมวลผลทางคอมพิวเตอร์

ข้อมูลสถิติทางด้านการเงิน

จากผู้ใช้

งบประมาณ

ผู้ตรวจสอบภายในบริษัท

จากแผนกวิเคราะห์ระบบ

                ปัญหาที่เกิดขึ้นภายในองค์กรนั้น สามารถสรุปถึงแหล่งที่มาของปัญหาซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นของปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในองค์กรได้ ตัวอย่างเช่น
1. ความปลอดภัยในการเก็บรักษาข้อมูลขององค์กร ความเข้มงวดหรือมาตรการการรักษาความปลอดภัยที่ไม่ได้มาตรฐาน อาจจะนำไปสู่ปัญหาของระบบที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน
2. การกำหนดอำนาจหน้าที่ของบุคคลในการใช้ข้อมูลในระบบว่าบุคคลใดจะสามารถใช้ข้อมูลอะไรบ้าง
3. การกำหนดจุดมุ่งหมายของระบบข้อมูลที่มีอยู่ ว่าจะถูกนำไปใช้ในลักษณะใดเพื่ออะไร ยังไม่ชัดเจน ทำให้นำไปสู่ความขัดแย้งกันในระบบข้อมูลปัจจุบัน
4. ปัญหาที่มักจะเกิดขึ้นบ่อย ๆ คือ การไม่มีระบบธุรกิจที่จะมารองรับการดำเนินงานที่มีอยู่ในปัจจุบันให้เพียงพอขององค์กร
5. ความถูกต้องและความแน่นอนของข้อมูลไม่ดีพอ
6. ในระบบงานที่มีข้อมูลมาก ๆ หากวิธีการเก็บข้อมูลไม่ดีพอ อาจจะนำมาซึ่งปัญหาได้ เช่น การค้นหาเอกสารที่ต้องการจะใช้เวลามาก สาเหตุนี้เป็นจุดเริ่มต้นของการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์มาใช้แทนการเก็บข้อมูลโดยตู้เอกสาร
7. ผู้บริหารก็อาจเป็นสาเหตุหนึ่งของแหล่งที่มาของปัญหา เช่น การส่งต่อของเอกสาร เป็นต้น

               

การศึกษาถึงสิ่งที่บ่งบอกว่าจะเกิดปัญหาขึ้นในแหล่งนั้น ๆ หรือในแผนกนั้น ๆ สัญญาณบ่งบอกถึงปัญหาดังกล่าว ได้แก่

การทำงานมีความล่าช้า

งานมีน้อย แต่ใช้คนทำงานมากเกินกว่าความจำเป็น

มีคนทำงานน้อยไป ต้องการคนมากกว่าที่มีอยู่

รายงานปัญหาจากผู้จัดการฝ่ายต่าง ๆ

ความล่าช้าในการนำมาใช้ และการติดตั้งของอุปกรณ์ใหม่ ๆ ที่ทันสมัย

ความล่าช้าในการติดตั้งและใช้ระบบใหม่

คำตำหนีจากลูกค้า ผู้แทนจำหน่าย พนักงานลูกจ้าง

การลดลงของผลกำไร และส่วนแบ่งทางการตลาด

การเปลี่ยนงานของพนักงานลูกจ้าง หรือการลาออกของพนักงาน

การตั้งงบประมาณที่ผิดพลาดเกี่ยวกับโครงการที่วางไว้

การวางแผนงานเพื่อศึกษาปัญหา
หลังจากที่นักวิเคราะห์ระบบพบสิ่งบอกเหตุของปัญหาแล้ว และพร้อมที่จะทำการกำหนดปัญหา (Problem Definition) สิ่งสำคัญที่จะต้องทำเพื่อเป็นพื้นฐานการวางแผนในอนาคตมีอยู่ 3 ประการ คือ
1. การกำหนดหัวเรื่องของปัญหา (Subject) การกำหนดหัวเรื่องของปัญหาของระบบเป็นหัวใจหลักของขั้นตอนการกำหนดปัญหา (Problem Definition) การที่นักวิเคราะห์ระบบสามารถแยกระหว่างอาการของปัญหากับปัญหาที่แท้จริงได้แล้ว จะทำให้นักวิเคราะห์ระบบเข้าใจได้ชัดเจนยิ่งขึ้น แต่ปัญหาที่น่าหนักใจอีกอย่างหนึ่งของนักวิเคราะห์ระบบใหม่ ๆ ที่ยังไม่มีประสบการณ์มากนักหรือมีประสบการณ์น้อย หรือสำหรับนักเรียนศึกษาที่เรียนการวิเคราะห์ระบบ คือ การกำหนดหัวข้อเรื่องของปัญหาที่ชัดเจน เพื่อให้เข้าใจถึงสิ่งที่จะทำได้ง่ายขึ้น ดังนั้นการกำหนดหัวเรื่องของปัญหาควรจะกระทำโดยรอบคอบ เพราะเป็นจุดเริ่มต้นของการศึกษาระบบ
2. กำหนดขอบเขตของปัญหา (Scope) หลังจากที่เรากำหนดหัวข้อของปัญหาแล้วจะต้องกำหนดขอบเขตในการศึกษาปัญหานั้น ๆ เช่น การกำหนดจุดเริ่มต้นของการศึกษาและจุดสิ้นสุดของการศึกษา นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำการเจาะลงไปว่าจะทำการศึกษาในแผนกอะไรขององค์กร กลุ่มบุคคลใดที่จะทำการสอบถามหรือศึกษา เป็นต้น จะเป็นการช่วยตีกรอบของการศึกษาเข้ามาได้ นอกจากนั้น บางครั้งการศึกษาวิเคราะห์อาจจะถูกจำกัดโดยเวลาเงินทุน หรือลักษณะขององค์กร ฉะนั้น การกำหนดขอบเขตของปัญหาจึงช่วยให้การวิเคราะห์เป็นไปได้มากขึ้น
3. การกำหนดจุดประสงค์หรือเป้าหมายของการศึกษา (Objective) เป้าหมายที่กำหนดจะต้องไม่ยากหรือมีข้อจำกัดมากจนเกินไป นอกจากนี้เป้าหมายที่วางไว้สามารถติค่าออกมาเป็นตัวเลขที่วัดได้หรือเป็นรูปธรรมที่มองเห็น ซึ่งจะทำให้ผู้บริหารองค์กรหรือนักธุรกิจที่ว่าจ้างนักวิเคราะห์และออกแบบระบบสามารถตัดสินใจได้ว่างานที่ทำได้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้หรือไม่

การศึกษาผลกระทบของระบบงาน
เมื่อการพัฒนาระบบเริ่มต้นขึ้น การศึกษาถึงปัญหา ความต้องการ และความเป็นไปได้ของระบบได้ครอบคลุมอยู่ในขั้นตอนของการวิเคราะห์ระบบงานแล้ว ดังนั้น การค้นหาของขอบเขตของระบบและผลกระทบของระบบจะต้องถูกทำไปพร้อม ๆ กัน การศึกษาผลกระทบของระบบงานแบ่งออกเป็น 2 กลุ่ม คือ
1. ใครที่จะโดนกระทบ (Who)
2. ระบบงานจะส่งผลกระทบอย่างไร (How)
นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำความเข้าใจว่าระบบงานที่พัฒนาขึ้นจะมีผลกระทบกับใครบ้างโดยบุคคลที่โดยกระทบอยู่ตำแหน่งใดของธุรกิจ และในบางครั้งระบบที่ทำการพัฒนาขึ้นใหม่อาจะทำให้ตำแหน่งบางตำแหน่งกลายเป็นส่วนเกินของระบบ และอาจจะต้องโยกย้ายหรือยุบออกไป ซึ่งจะทำให้เกิดผลกระทบอย่างมาก ดังนั้นนักวิเคราะห์ระบบจะต้องประสานงานหรือสื่อสารกับผู้บริหารอย่างต่อเนื่อง จนกว่าจะแก้ปัญหาของผลกระทบต่าง ๆ ได้

การเขียนรายงานแสดงหัวข้อปัญหา
                รายงานแสดงหัวข้อปัญหาเป็นรายงานสั้น ๆ แสดงถึงความคืบหน้าในการศึกษาเบื้องต้นของการวิเคราะห์ระบบ และแสดงหัวข้อหลักของระบบที่จะทำการศึกษา ในรายงานฉบับนี้นักวิเคราะห์ระบบจะต้องเขียนคำอธิบายให้ชัดเจนถึงปัญหาที่เกิดขึ้น ถ้าไม่สามารถชี้แจงได้ชัดเจนจะเป็นผลทำให้ผู้ว่าจ้างหรือผู้บริหารขาดความมั่นใจในความสามารถของนักวิเคราะห์ระบบ
โดยปกติแล้วผู้บริหารมักจะตัดสินการทำงานของนักวิเคราะห์ระบบจากความประทับใจในงานวิเคราะห์ระบบ ถ้านักวิเคราะห์ระบบแสดงความไม่มั่นใจในตัวเองกับสิ่งจัดทำขึ้น ผู้บริหารก็มีโอกาสที่จะคาดเดาได้ว่างานที่ทำไม่ถูกต้องหรือไม่ประสบความสำเร็จ ดังนั้น การทำรายงานเพื่อแสดงหัวข้อปัญหาจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างหนึ่งที่จะอธิบายให้กับผู้ว่าจ้าหรือผู้บริหารเข้าใจภาพพจน์ใหม่ของระบบที่จะเกิดขึ้น และมองเห็นแนวคิดทางธุรกิจที่อาจเปลี่ยนไป
สิ่งที่ควรจะมีในรายงานแสดงหัวข้อปัญหา

แนะนำถึงลักษณะของปัญหาทั่วไป เช่น หัวเรื่องของปัญหา (Subject) ขอบเขตของปัญหา (Scope) เป้าหมายในการแก้ปัญหา (Objectives)

อธิบายถึงแนวทางเบื้องต้นในการแก้ปัญหา

แสดงให้เห็นถึงส่วนที่ก่อให้เกิดปัญหา และก่อนที่ไปเกี่ยวข้องกับข้อมูล

ให้คำนิยามของปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างกระจ่างแจ้งชัดเจน

เน้นให้เห็นถึงเป้าหมายในการศึกษาเพื่อทำการแก้ไขปรับปรุง

ให้คำแนะนำที่ดีเกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้น

อธิบายถึงหลักการหือเหตุผลในการแก้ไข จากแนวความคิดของนักวิเคราะห์ระบบเอง ถ้ามีความจำเป็น

ให้กราฟรูปภาพ, กราฟข้อมูล, DFD, รูปภาพ, แผนภูมิในการอธิบายถึงปัญหาถ้าจำเป็น

การทำแผนภาพตารางเวลา
                ในการวางแผนและวิเคราะห์ระบบ วงจรพัฒนาระบบ (SDLC) เป็นแผนภาพรวมของการศึกษา ในการวิเคราะห์ระบบ ตารางเวลาที่วางไว้อาจจะเปลี่ยนแปลงได้ทุกเวลา ตารางที่กำหนดขึ้นนี้เป็นเพียงแนวทางของนักวิเคราะห์ระบบว่าจะทำอะไรเมื่อใด การทำตารางเวลานี้นักวิเคราะห์ระบบจะต้องเข้าใจชัดเจนถึงปัญหาที่เกิดขึ้น หมายถึง การกำหนดปัญหา (Problem Definition) นอกจากนี้นักวิเคราะห์ระบบจะต้องศึกษาความเป็นไปได้เบื้องต้นเกี่ยวกับระบบ (Feasibility Study) เพื่อศึกษาความเป็นไปได้ของระบบมาพอสมควร เพื่อจะได้นำข้อมูลจากการศึกษาความเป็นไปได้เบื้องต้นมาจัดเตรียมแผนงานตารางเวลา การวางแผนงานกำหนดตารางเวลามีหลายวิธี และวิธีหนึ่งที่นิยมใช้กันมาก คือการใช้ Gantt Chart

การศึกษาความเหมาะสม 
ขั้นตอนของการศึกษาความเหมาะสมนี้เป็นขั้นตอนของการวิเคราะห์เบื้องต้น เพื่อเป็นการศึกษาและใช้ประกอบการตัดสินใจว่าจะพัฒนาระบบที่ใช้อยู่เดิมให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นหรือจะพัฒนาระบบใหม่ทั้งหมด ในขึ้นตอนที่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำความเข้าใจสภาพแวดล้อมของการทำงานในปัจจุบัน เช่น การที่จะนำเอาระบบใหม่ทั้งระบบไปใช้แทนระบบเดิม โดยให้ผู้ใช้ชุดเดิมพิจารณาว่ามีความเหมาะสมหรือไม่ หรือทำการเปลี่ยนแปลงระบบการทำงานเพียงบางส่วน แล้วนำเอาวิธีการทำงานแบบใหม่เข้าไปแทนจุดนั้น โดยจุดที่มีการเปลี่ยนแปลงเป็นจุดที่มีการทำงานอย่างหนักอยู่แล้ว การพิจารณาสภาพความเหมาะสมที่กล่าวมาแล้วข้างต้นเป็นสิ่งที่สำคัญ เพราะการเปลี่ยนแปลงจากสภาพการทำงานเดิมไปสู่ระบบการทำงานด้วยคอมพิวเตอร์ (Computerized System) โดยที่ไม่ทำความเข้าใจกับผู้ใช้กลุ่มเก่า ๆ ก่อน อาจจะนำความล้มเหลวมาสู่นักวิเคราะห์ระบบได้

                ปัจจัยที่ควรจะศึกษาความเหมาะสม คือ
                1. ความเหมาะสมระหว่างระบบกับคนในองค์กร (คนเก่า ๆ ในองค์กร)
2. ความเหมาะสมทางด้านเศรษฐกิจ โดยการศึกษาถึงต้นทุนของการใช้ระบบใหม่เปรียบเทียบกับระบบเก่า และผลที่จะได้รับ
3. ความเหมาะสมทางด้านเทคโนโลยี การทำระบบใหม่ย่อมมีค่าใช้จ่ายในการจัดหาอุปกรณ์ใหม่ ๆ การเลือกใช้อุปกรณ์ที่เหมาะสมและประโยชน์สูงสุดที่จะได้รับ เพื่อให้ระบบมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เช่น การส่งผ่านข้อมูลระหว่างสำนักงานใหญ่กับสาขาต่างจังหวัด ซึ่งต้องพิจารณาว่าจะใช้วิธีใดเป็นสิ่งสำคัญ เพราะความรวดเร็วในการรับส่งข้อมูลเป็นปัจจัยที่สำคัญดังนั้น นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำการศึกษาว่าการใช้ดาวเทียมหรือการส่งข้อมูลทางสายโทรศัพท์ (Leased Line) หรือการใช้ไมโครเวฟวิธีการใดจะมีประสิทธิภาพมากที่สุด

                วิธีการศึกษาความเหมาะสม สามารถกำหนดเป้าหมายของการศึกษาได้เป็น 2 หัวข้อใหญ่ๆ คือ
1. การเข้าใจและกำหนดปัญหาที่แท้จริงของระบบที่จะทำการวิเคราะห์ออกมา
2. การค้นหาวิธีการแก้ปัญหาที่เป็นไปได้มากที่สุดที่จะเข้าไปแก้ปัญหานั้น ๆ

                ขั้นตอนในการศึกษาความเหมาะสมของระบบ B มีดังนี้
1. การสัมภาษณ์ เป็นการสอบถามความเป็นจริงเกี่ยวกับสภาพปัญหาที่เกิดขึ้น หรือความต้องการของผู้ใช้ที่ต้องการจะเห็นความเปลี่ยนแปลงหรือการพัฒนาเกิดขึ้นในระบบการทำงาน นักวิเคราะห์ระบบจะต้องค้นหาให้ได้ถึงปัญหาและสาเหตุของปัญหาที่แท้จริงซึ่งอาจจะเป็นการยากสำหรับนักวิเคราะห์ เพราะการคาดคั้นเอาความจริงจากผู้ใช้อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งได้ แต่บางทีอาจจะหลีกเลี่ยงการสอบถามจากบุคคลโดยตรง โดยอาจจะใช้วิธีการสังเกตจากเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น นักวิเคราะห์จะต้องให้ความมั่นในแก่ผู้ใช้ที่อยู่ในขอบข่ายการศึกษาว่าไม่ได้มาทำการจับผิด ต้องพยายามแสดงให้เห็นว่านักวิเคราะห์ระบบจะมาช่วยให้การทำงานดีขึ้นการสัมภาษณ์ควรจะเริ่มจากระดับผู้จัดการแล้วตามด้วยผู้ช่วยผู้จัดการและระดับต่าง  ๆ ตามลำดับลดหลั่นกันไป
2. ทำการศึกษาจากข้อมูลและรายงานเอกสาร ซึ่งเกี่ยวข้องกับหัวข้อเรื่องที่จะทำการศึกษา ว่าสิ่งที่อยู่ในขอบเขตที่ทำการศึกษานั้นมีเอกสารและการเก็บข้อมูลอะไรบ้าง และข้อมูลเอกสารเหล่านี้เกิดขึ้นได้อย่างไร ใครเป็นผู้จัดทำและจัดเก็บ
3. ทำการศึกษาขั้นตอนการดำเนินงานของระบบ โดยศึกษาจากคู่มือการปฏิบัติงาน (Operation Manual) หรือจากเอกสารต่าง ๆ ที่แสดงขั้นตอนการดำเนินงาน วิธีนี้ จะทำให้ประหยัดเวลาในการเข้าสอบถามผู้ใช้แต่ละคน โดยเอกสารเหล่านี้อาจจะขอได้จากระดับผู้จัดการในขณะทำการสัมภาษณ์
4. เขียน Data Flow Diagram หรือ System Flowchart เพื่อแสดงถึงขั้นตอนการทำงาน (Work Flow) ซึ่งจะช่วยให้เข้าในถึงสิ่งที่ทำการศึกษาในขณะนี้ เพราะ DFD คือ ภาพแสดงของระบบเก่าที่กำลังทำการศึกษาอยู่ทั้งหมด
5. ทำการทบทวนหัวข้อเรื่อง (Subject), ขอบเขต (Scope) และเป้าหมายที่วางไว้อีกครั้งหนึ่ง เนื่องจากบางครั้งหลังจากการศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) แล้วปัญหาที่พบอาจจะแตกต่างจากปัญหาที่ได้เขียนไว้ในขั้นตอนการกำหนดปัญหาของระบบในตอนต้น (Problem Definition) ดังนั้น การจัดทำหัวข้อเรื่อง (Subject), ขอบเขต (Scope) และเป้าหมายใหม่ รวมถึงข้อสรุปที่จะเสนอต่อระดับผู้บริหารองค์กร นักวิเคราะห์ระบบจะต้องแสดงให้เห็นความเข้าใจปัญหาอย่างถ่องแท้ในขั้นตอนนี้ มิฉะนั้นระดับผู้บริหารจะขาดความไว้วางใจและไม่เชื่อคำแนะนำ
6. จัดการประชุมระหว่างผู้ที่เกี่ยวข้องรวมถึงระดับบริหาร นักวิเคราะห์ระบบจะต้องแสดงถึงสิ่งที่ได้จากการศึกษารวมทั้งข้อสรุปต่าง ๆ และข้อเสนอแนะแนวทางในการแก้ไขอย่างคร่าว ๆ เกี่ยวกับ วิธีการ เวลา ต้นทุน และผลตอบแทนที่จะได้รับ โดยต้องพยายามโน้มน้าวให้ทุกคนเห็นด้วยในสิ่งที่คิดว่าควรจะแก้ไขเปลี่ยนแปลง ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่สำคัญ เพราะจะต้องขอความเห็นชอบจากผู้บริหาร นอกจากนี้ หากมีการเปลี่ยนแปลงในการวางระบบจะต้องรีบแจ้งให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทราบทันที
7. หลังจากที่ได้รับความเห็นชอบแล้วจะต้องจัดทำเอกสารสรุปเกี่ยวกับแผนพัฒนาระบบเกี่ยวกับต้นทุน ค่าใช้จ่าย เวลา ทรัพยากร หมายถึง การสั่งซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมสำเร็จรูปต่าง ๆ  และเสนอต่อผู้บริหารต่อไป เป็นการจบขั้นตอนการศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study)

                ถ้าหากการทำการศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) มีความสมบูรณ์ ปัญหาที่สามารถหลีกเลี่ยงได้ คือ
1. การขาดการสนับสนุนจากระดับผู้บริหาร เพราะได้ผ่านความเห็นชอบในแต่ละขั้นตอนมาแล้ว
2. ความไม่เข้าใจในปัญหาและเป้าหมายที่วางไว้ เพราะในขั้นตอนการศึกษาความเป็นไปได้มีการอธิบายอย่างละเอียดถึงปัญหาที่เกิดขึ้น และเป้าหมายที่กำหนดไว้เพื่อการแก้ไขต่อไปในอนาคต ไว้แล้ว
3. การประมาณการที่ผิดพลาด ทำให้เวลาและค่าใช้จ่ายต่ำกว่าความเป็นจริง โดยมักจะเกิดจากปัจจัย ต่อไปนี้
โครงสร้างของบริษัทที่อาจจะมีการเปลี่ยนแปลง

การต่อต้านจากผู้ใช้

ความยุ่งยากในการอบรมบุคลากร

ความผิดพลาดของโปรแกรม

ความยุ่งยากในการติดตั้งและออกแบบระบบ

4. การจัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์ เนื่องจากบริษัททั่วไปมักจะซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ก่อนที่จะทำการศึกษาความเป็นไปได้ในการนำเครื่องคอมพิวเตอร์มาใช้ในธุรกิจ ดังนั้น หากมีการศึกษาความเหมาะสมก่อน จะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหานี้ได้ เพราะในการศึกษาจะบอกถึงเครื่องคอมพิวเตอร์ที่เหมาะสมกับขนาดธุรกิจ

รายงานการศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study Report)
รายงานการศึกษาความเป็นไปได้เป็นเอกสารที่จะอธิบายระดับผู้บริหารให้ทราบถึงปัญหาที่เกิด และสาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหา นอกจากนี้ ในรายงานจะเสนอแนวทางแก้ไขและ ข้อแนะนำต่าง ๆ รายงานควรประกอบไปด้วยส่วนต่าง ๆ ที่สำคัญ ดังนี้
1. ปัญหาที่เกิดขึ้น โดยนักวิเคราะห์ระบบจะต้องอธิบายให้เข้าใจถึงปัญหาที่มีอยู่
2. อธิบายถึงขอบเขตของปัญหา และแนวทางแก้ไขปัญหาเบื้องต้น
3. แสดงผลของการศึกษาความเหมาะสม ว่าหลังจากที่ได้ทำการศึกษาความเหมาะสมแล้ว ความเป็นไปได้ในด้านต่าง ๆ มีมากน้อยเพียงใด เช่น เป้าหมายที่วางไว้ มีโอกาสทำได้หรือเปล่า ความเป็นไปได้ในทางเศรษฐกิจ ความเป็นไปได้ในการฝึกปฏิบัติงานด้วนระบบ ที่นำเข้ามาใช้งาน เป็นต้น
4. แสดงให้เห็นถึงหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับระบบมากที่สุด และแสดงความเกี่ยวข้องของหน่วยงานนั้นกับปัญหาต่าง ๆ
5. อธิบายระบบทั้งหมด โดยอธิบายถึงระบบเก่าที่ใช้อยู่ และระบบใหม่ที่อาจจะนำมาใช้แก้ไขปัญหาของระบบเก่า
6. แสดงรายละเอียดเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายและผลตอบแทน
7. เขียนคำแนะนำลงในรายงาน พร้อมทั้งให้เหตุผล
8. แนะนำการจัดทำตารางเวลาของการวางระบบ และการกำหนดจุดเวลาที่สำคัญของแต่ละขั้นตอน
9. ทำการรวบรวม รูปภาพ แผนภาพต่าง ๆ โครงร่างของแผนที่ไม่ได้อธิบายเอาไว้ในตัวรายงานให้มาอยู่ในภาคผนวกท้ายรายงาน

การทำความเข้าใจระบบเดิมที่ใช้อยู่
ปัญหาหลักอีกปัญหาที่นักวิเคราะห์ระบบประสบ ไม่ได้อยู่ที่การสร้างหรือการวิเคราะห์ระบบโครงสร้าง แต่อยู่ที่การนำเอาสิ่งที่วิเคราะห์ได้มาปรับปรุงให้เข้ากับความต้องการของระบบธุรกิจ นักวิเคราะห์ระบบต้องเข้าใจระบบทั้งหมดให้ละเอียดก่อนที่จะพัฒนาระบบใหม่ขึ้นมาทดแทน จุดมุ่งหมายในขั้นตอนนี้ คือ ความเข้าใจการทำงานของระบบในปัจจุบันอย่างแท้จริง
สาเหตุที่ต้องทำความเข้าใจระบบเดิมที่ใช้อยู่
1. เพื่อให้เข้าใจในหน้าที่และความรับผิดชอบของแต่ละบุคคลที่เกี่ยวข้อง เพื่อที่จะหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นเมื่อมีการแก้ไขข้อมูล
2. ลักษณะงานบางอย่างมีความคล้ายคลึงกัน หือมีหน้าที่ความรับผิดชอบของงานที่ก้ำกึ่งกันอยู่ บางครั้งอาจทำให้การทำงานมีความซ้ำซ้อนกันได้ ดังนั้น การทำความเข้าใจระบบเดิมที่ใช้อยู่จึงเป็นการแยกงานที่ซ้ำซ้อนนั้นออกมา
3. เพื่อที่จะเข้าใจลักษณะการแจกจ่ายงานในองค์กรนั้น ๆ
4. เพื่อแสดงให้เห็นถึงลักษณะการจัดเก็บข้อมูลที่มีความซ้ำซ้อนในระบบปัจจุบันเพราะการไม่ไว้วางใจในระบบเดิมที่ใช้อยู่ ทำให้ต้องมีการจัดเก็บหลาย ๆ แห่ง ซ้ำ ๆ กัน
5. เพื่อจะใช้ในการตัดสินใจว่าควรจะคงระบบเก่าไว้ โดยทำการอบรมผู้ใช้เพิ่มเติมหรือให้ความรู้แก่ผู้ใช้ในเรื่องงานที่เขากำลังทำอยู่ เพราะบางครั้งอาจไม่จำเป็นต้องออกแบบระบบใหม่เสมอไป
6. เพื่อที่จะค้นหาระบบควบคุมการทำงานในระบบปัจจุบัน และแสดงให้เห็นถึงการควบคุมระบบการทำงานที่จะเกิดขึ้นในระบบใหม่

การจัดเตรียมบทสรุปเกี่ยวกับระบบเดิมที่ใช้อยู่
บทสรุปควรจะประกอบด้วนสิ่งต่าง ๆ ที่นักวิเคราะห์ระบบได้ทำการศึกษามาตั้งแต่ต้นโดยแสดงถึงแนวความคิดในการออกแบบระบบใหม่ เอกสารรายงานต่าง ๆ ควรให้คำแนะนำว่ารายงานต่าง ๆ ที่ใช้อยู่เพียงพอหรือไม่ รายละเอียดที่ได้จากการสัมภาษณ์ การสังเกต การประชุม ข้อมูลจาก Flowchart หรือจากการทำ Work Sampling
ตัวอย่างบทสรุปเกี่ยวกับระบบเดิมที่ใช้อยู่
1. คำอธิบายทั่วไปเกี่ยวกับระบบเดิมที่ใช้อยู่

ข้อมูลนำเข้า (Input)

ขั้นตอนการทำงาน

ผลลัพธ์ (Output)

ทรัพยากรต่าง ๆ

บุคลากร

ฐานะทางการเงิน

ความสะดวกในด้านต่าง ๆ

                2. เอกสาร

บทสัมภาษณ์

เอกสารข้อมูล

Data Flow Diagrams

แผนผังงาน (Layout Chart)

Flowcharts

บทวิเคราะห์เรื่องต้นทุนของระบบ

                3. ข้อดีของระบบเดิมที่ใช้อยู่
4. จุดอ่อนของระบบเดิมที่ใช้อยู่

ความสามารถในการทำงานของระบบ

ระบบควบคุม

                5. อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบที่ใช้อยู่

การกำหนดความต้องการของระบบใหม่
                เป็นขั้นตอนการเริ่มต้นการเตรียมการออกแบบระบบใหม่ ซึ่งเป็นการรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ที่ได้จากการศึกษาที่ผ่านมา ตั้งแต่การค้นหาปัญหาของระบบเดิมที่ใช้อยู่ (Problem Definition) การศึกษาความเหมาะสม (Feasibility Study) การทำความเข้าใจในระบบเดิมที่ใช้อยู่ (Understanding Existing System) โดยการรวบรวมข้อมูลนำเข้า (Input) ผลลัพธ์ (Output) ขั้นตอนการทำงาน (Operation) และทรัพยากรต่าง ๆที่มีอยู่ในระบบประกอบด้วยกัน เพื่อที่จะตอบสนองความต้องการขององค์กรทั้งในปัจจุบันและอนาคต เป้าหมายในส่วนนี้คือ
1. การกำหนดแนวทางของระบบใหม่ที่จะนำมาใช้ในอนาคต
2. การสร้างกฎเกณฑ์หรือมาตรการที่จะใช้ในการตรวจสอบ และประเมินประสิทธิภาพของระบบใหม่

แนวทางในการกำหนดความต้องการของระบบใหม่
การกำหนดขั้นตอน (Operation) ของระบบใหม่ สามารถแบ่งออกได้เป็น 3 ขั้นตอน คือ
1. ขั้นตอนหลักของระบบ ซึ่งเป็นงานที่จะต้องทำในระบบใหม่ หากองค์กรไม่ต้องการขั้นตอนนี้ในระบบใหม่ ความจำเป็นในการออกแบบระบบใหม่ก็จะไม่มี
2. ขั้นตอนที่เป็นเป้าหมายรองลงมา คือ ขั้นตอนหรืองานที่เกิดขึ้นเพิ่มเติมระหว่างการกำหนดความต้องการในขั้นตอนหลักของระบบ โดยขั้นตอนนี้จะไม่มีการเสียค่าใช้จ่ายมาก ขั้นตอนนี้จะช่วยสร้างให้ขั้นตอนหลัก (Major Operation) ทำงานได้ดีขึ้น ทำให้การไหลของงานดีขึ้น
3. ขั้นตอนที่ไม่สำคัญนัก ในการกำหนดความต้องการของระบบใหม่ ขั้นตอนนี้เป็นงานที่อาจจะมีหรือไม่มีก็ได้ ถ้ามีก็จะช่วยให้ระบบดีขึ้นบ้าง โดยไม่มีต้นทุนในการทำขั้นตอนนี้และขั้นตอนนี้อาจจะเป็นขั้นตอนในอนาคตของระบบใหม่ก็ได้
ในการกำหนดความต้องการของระบบใหม่ นักวิเคราะห์ระบบควรจะใช้ความระมัดระวังอย่างมาก เพราะความต้องการที่กำหนดขึ้นจะเป็นทางไปสู่ระบบใหม่ นักวิเคราะห์ระบบควรจะรวบรวมงานละเอียดทุกอย่างของระบบ และแยกแยะงานหรือขั้นตอนการทำงานหรือกิจกรรมในระบบออกมา แล้วทำการกำหนดเป้าหมายของแต่ละงาน สิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบควรจะใช้ความสนใจในการกำหนดความต้องการของระบบ คือ
1. ผลลัพธ์ (Output) ที่จะต้องได้รับ
2. ข้อมูลนำเข้า (Input) ที่จะต้องนำมาใช้ในระบบเพื่อให้ได้มาซึ่งผลลัพธ์ที่ต้องการ
3. ขั้นตอนการทำงาน (Operation) ซึ่งจะต้องมีขึ้นในการผลิตผลลัพธ์
4. ทรัพยากร (Resource) ซึ่งจะถูกใช้ในขั้นตอนการผลิต
5. มาตรการควบคุมการทำงานในแต่ละระบบและในทางบัญชี

                ในขณะที่เราทราบแล้วว่านักวิเคราะห์ระบบควรจะสนใจอะไรในขึ้นตอนนี้ ในขณะที่ทำการกำหนดสิ่งที่กล่าวมาข้างต้น คำถามที่นักวิเคราะห์ระบบควรจะให้ความสนใจ คือ
1. อะไรคือความต้องการที่แท้จริงในขณะนี้ ซึ่งจะต้องมีขึ้นในระบบใหม่
2. อะไรที่เป็นความต้องการในอนาคต (ของระบบใหม่)
3. อะไรคือข้อจำกัดในองค์กรหรือความต้องการของระดับบริหาร เช่น ระยะเวลาที่จำกัด หรือข้อจำกัดต่าง ๆ
4. อะไรที่จะใช้ในการควบคุมขั้นตอนการทำงานหรือขั้นตอนในทางบัญชี

การกำหนดวิธีการในการตรวจสอบระบบใหม่
                วิธีการตรวจสอบระบบใหม่เป็นสิ่งที่สำคัญและจำเป็นจะต้องมี เพราะจะใช้ในการตรวจสอบประสิทธิภาพของระบบใหม่ว่าเป็นไปตามเป้าหมายที่วางไว้ข้างต้นหรือไม่
หัวข้อที่ควรจะใช้เป็นมาตรฐานในการตรวจสอบ มีดังนี้
1. เป้าหมาย (Goal) ระบบใหม่ที่เราทำการออกแบบเป็นไปตามความต้องการของผู้ใช้หรือไม่ ขั้นตอนหลักมีอยู่ในระบบหรือไม่ ขั้นตอนที่ไม่สำคัญมีหรือไม่
2. เวลา (Time) เวลาในที่นี้จะรวมเวลาในการทำงานในแต่ละขั้นตอน (Overall Processing Time) เวลาการทำงานของคอมพิวเตอร์ (Response Time) เป็นต้น
3. ต้นทุน (Cost) หมายถึง ต้นทุนของระบบในการดำเนินการในแต่ละปี ต้นทุนในการบำรุงรักษา ต้นทุนในการติดตั้งระบบ ต้นทุนในการดำเนินงาน ต้นทุนในการลงทุน เป็นต้น
4. คุณภาพ (Quality) ระบบที่ทำขึ้นดีหรือไม่ ในแง่ของการทำงานมีความซ้ำซ้อนหรือไม่จากการเริ่มใช้ระบบใหม่ ข้อมูลและสารสนเทศต่าง ๆ มีความถูกต้องแม่นยำขึ้นหรือไม่
5. ความสามารถของระบบ (Capacity) หมายถึง ความสามารถในการรองรับงานในปัจจุบันและรวมทั้งงานในอนาคต
6. ประสิทธิภาพ (Efficiency) ตรวจสอบว่าระบบใหม่ดีกว่าระบบที่ใช้อยู่เดิมหรือไม่
7. ประสิทธิผล (Productivity) ข้อมูลของผู้ใช้มีคุณภาพดีขึ้นหรือไม่ รวมทั้งการจัดการข้อมูลของผู้ใช้ (User) พัฒนาไปในทางที่ดีขึ้นหรือไม่ การตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลที่ได้มารวดเร็วขึ้นหรือไม่
8. ความถูกต้อง (Accuracy) มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นแก่ข้อมูลข่าวสารที่ได้จากระบบอีกหรือไม่ ระดับบริหารให้ความไว้วางใจแก่ระบบใหม่มากกว่าระบบเก่าหรือไม่
9. ความยืดหยุ่น (Flexibility) ความสามารถในการรองรับความต้องการใหม่ ๆ ที่ไม่เคยเกิดขึ้นในระบบ
10. ความน่าเชื่อถือ (Reliability) เปรียบเทียบระบบเก่ากับระบบใหม่ในแง่ของความเร็วในการใช้ระบบออนไลน์ (Online) โปรแกรมหรือความล้มเหลวของระบบ ซึ่งหมายถึงความผิดพลาดที่ทำให้ระบบทำงานไม่ได้ มีมากหรือน้อยเพียงใด
11. การยอมรับ (Acceptance) ทำการตรวจสอบว่าระบบได้รับการยอมรับจากผู้ใช้หรือไม่
12. การควบคุม (Controls) มีระบบการรักษาความปลอดภัยที่เพียงพอหรือไม่ ในการป้องกันความผิดพลาดของระบบที่อาจเกิดจากการฉ้อโกง การยกยอกของผู้ใช้ หรือเกิดจากการสูญเสียข้อมูลหรือมีสาเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝัน เป็นต้น
13. เอกสาร (Documentation) มีเอกสารเกี่ยวกับฮาร์ดแวร์ (Hardware) โปรโตคอล (Protocols) ซอฟต์แวร์ (Software) คู่มือ (User Manual) พอเพียงหรือไม่
14. การอบรม (Training) มีการจัดการอบรมที่เพียงพอสำหรับผู้ใช้ระบบหรือไม่
15. อายุการใช้งานของระบบ (System Life) อายุของระบบ นับเปรียบเทียบกับระยะเวลาในการออกแบบและการติดตั้งต้องคุ้มค่าในการลงทุน หากอายุการใช้งานสั้น อาจจะไม่คุ้มค่าที่จะมีการพัฒนาระบบใหม่

การจัดเตรียมทำบทสรุปเกี่ยวกับความต้องการของระบบ
การวิเคราะห์ระบบควรจะปรับปรุงทุกสิ่งทุกอย่างที่เป็นจุดสำคัญที่ได้จากการศึกษาระบบเดิมที่ใช้อยู่ (Existing System) และจากขั้นตอนนี้จะใช้เป็นแนวทางในการตัดสินใจและเตือนความจำในระหว่างทำการออกแบบในส่วนของรายละเอียด (Detail Design) จุดมุ่งหมายของรายงานบทสรุป สำหรับใช้บ่งบอกรายละเอียดความต้องการของระบบใหม่ทั้งหมด ถือว่าเป็นขั้นตอนที่สำคัญขั้นตอนหนึ่ง
               

สิ่งสำคัญที่ควรพิจารณาประกอบในขณะเขียนรายงานบทสรุป คือ
1. การแยกแยะระหว่างความต้องการที่เกิดขึ้นจริง กับสิ่งที่เป็นแค่ความปรารถนาที่ต้องการให้เกิดขึ้นในระบบหรือเรียกง่าย ๆ ว่า ความฝัน
2. ในรายงานควรจะใช้คำว่า “อย่างน้อยที่สุด” แทนคำว่า “อย่างมากที่สุด” เช่น จำนวนข้อมูลที่สามารถประมวลผลได้อย่างน้อยที่สุด 10,000 ข้อมูลต่อ 10 วินาที เป็นต้น
3. อย่าพยายามเขียนวิธีการแก้ไขพร้อมไปกับความต้องการของระบบ
4. บทสรุปควรประกอบไปด้วย

ข้อมูลนำเข้า/ผลลัพธ์ (Input/Output)

การะบวนการการทำงาน (Processing)

ฮาร์ดแวร์/ซอฟต์แวร์ (Hardware/Software)

ลักษณะของฐานข้อมูล (File Structure/Database)

การสื่อสารภายในระบบ (Communication Circuits)

การเชื่อต่อกับระบบอื่น ๆ (Interfacing with Other System)

                5. เขียนวิธีการตรวจสอบระบบเข้าไปในบทสรุปด้วย

                การเขียนความต้องการของระบบใหม่
การเขียนความต้องการของระบบใหม่ลงในรายงาน ประกอบด้วยสิ่งต่าง ๆ ดังนี้
1. อธิบายเกี่ยวกับผลลัพธ์
2. อธิบายเกี่ยวกับข้อมูลนำเข้า
3. อธิบายเกี่ยวกับกระบวนการการทำงานและทรัพยากรที่ใช้ในการพัฒนาระบบ
4. อธิบายเกี่ยวกับโครงสร้างของแฟ้มข้อมูล การสื่อสารข้อมูล หรือวิธีการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์
5. อธิบายการทำงานที่เกี่ยวข้องกับผู้ใช้ระบบ การไหลของเอกสารและข้อมูลในระบบ
6. อธิบายวิธีการควบคุมและระบบการรักษาความปลอดภัยของระบบใหม่          
7. อธิบายประสิทธิภาพการทำงานของระบบใหม่ที่ได้ตั้งเป้าหมายเอาไว้ เพื่อที่จะให้ระดับผู้บริหารทำการตัดสินใจ
8. ปัจจัยอื่น ๆ (ถ้ามี) เช่น นโยบายของบริษัท โครงการในอนาคต
9. อธิบายเทคนิคพิเศษที่จะต้องนำมาใช้ในการทำงานในระบบใหม่
10. ใช้ข้อมูลที่ได้จากการศึกษาความเป็นไปได้ขอระบบ เสนอในรายงาน เพื่อให้ระดับผู้บริหารใช้ในการตัดสินใจ และตัดสินภายรวมทั้งหมดของระบบ

การออกแบบระบบใหม่
เป็นการจัดเตรียมส่วนต่าง ๆ แล้วเขียนขั้นตอนหรือรูปภาพแสดง เพื่ออธิบายจุดประสงค์ของระบบหรือเป้าหมายที่จะทำให้สำเร็จ การออกแบบระบบใหม่นี้จะต้องได้ข้อมูลพื้นฐานมาจากการศึกษาในขั้นตอนต่าง ๆ ที่ผ่านมา โดยสรุปแล้วการออกแบบระบบจะต้องประกอบด้วย
1. หัวข้อปัญหาที่ชัดเจนจากที่ได้ทำการศึกษา
2. ภาพของระบบเดิมที่ใช้อยู่ และรายละเอียดในส่วนต่าง ๆ
3. ความต้องการของระบบใหม่

                การออกแบบระบบจะเกี่ยวข้องกับเชื่อมต่อกิจกรรม กระบวนการงานต่าง ๆ ในองค์กรรวมทั้งการใช้อุปกรณ์ เทคโนโลยีต่าง ๆ เพื่อทำให้บรรลุเป้าหมายขององค์กรที่วางไว้ ดังนั้นนักวิเคราะห์ระบบจะต้องเลือกที่จะนำสิ่งต่าง ๆ เข้ามาใช้ในระบบ

                งานของนักวิเคราะห์ระบบในการออกแบบระบบใหม่ คือ
1. ตัดสินใจในการจัดหาทางเลือกหลาย ๆ ทาง ที่สามารถนำมาใช้กับระบบได้
2. ทำการแยกทางเลือกออกเป็น 2 กลุ่ม คือ

ทางเลือกที่เป็นไปได้ที่สุดที่จะนำมาใช้กับระบบ ซึ่งเป็นทางที่ผู้บริหาร จะยอมรับมากที่สุด

ทางเลือกเพื่อแสดงเปรียบเทียบให้เห็นแนวทางอื่น ๆ

                3. เรียงลำดับทางเลือกในกลุ่มแรก  ตามลำดับความเหมาะสมและความเป็นไปได้ในการที่จะได้รับประโยชน์สูงสุดจากการนำทางเลือกนั้นมาใช้
4. ทำการเสนอทางเลือกที่ดีที่สุดต่อผู้บริหาร เพื่อที่จะหาข้อสรุปในทางเลือกที่นักวิเคราะห์ระบบได้เสนอไปให้ แล้วนำมาแก้ไขต่อไป
นักวิเคราะห์ระบบจะต้องเลือกทางเลือกที่ดีที่สุด  ที่เป็นที่น่าพอใจที่สุด  และต้องไม่ไปกระทบต่อระบบอื่นๆ ที่มีอยู่แล้วจนทำให้ระบบอื่นไม่สามารถทำงานได้

                จุดสำคัญของการออกแบบระบบใหม่  คือ
1. ตรวจสอบ ค้นหาข้อมูลทีใช้อยู่ในระบบ  และความเป็นไปได้ที่จะนำมาปรับปรุงเปลี่ยนแปลงใหม่เพื่อประยุกต์ใช้กับระบบใหม่
2 .นักวิเคราะห์ระบบจะต้องพยายามคิดและสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ
3 .ทำการวิเคราะห์ข้อมูลนำเข้า, ผลลัพธ์, ขั้นตอนการทำงาน, การควบคุม และเทคนิคต่างๆ ที่จะมาใช้ในระบบ
4. ทำการวิเคราะห์ออกแบบกระบวนการการทำงานที่สำคัญที่สุดก่อน
5. ทำการตรวจสอบตัวเลือกต่าง ๆ

การออกแบบฟอร์มต่างๆ
แบบฟอร์มต่างๆ ที่ได้ออกแบบใหม่ ส่วนใหญ่จะเป็นแบบฟอร์มที่เพิ่งจะเริ่มใช้งานใหม่การเริ่มต้นออกแบบฟอร์ม ควรจะรู้จุดมุ่งหมายของแบบฟอร์มรายงานต่างๆ อย่างชัดเจนจุดมุ่งหมายของการออกแบบฟอร์ม คือ

จะต้องง่ายและสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สามารถจะทำการเขียนหรือพิมพ์เพิ่มเติมได้ง่าย

จะต้องสามารถอ่านและเข้าใจได้ง่ายไม่ซับซ้อนยุ่งยากและประหยัดเวลาในการนำมาใช้งาน

การเขียนกระบวนการทำงาน
                การเขียนกระบวนการทำงาน (Procedure Writing) เป็นสิ่งทีสำคัญในระบบ เพราะกระบวนการทำงานจะอธิบายการทำงานของระบบโดยรายละเอียด เหตุผลพื้นฐานที่ต้องเขียนกระบวนการทำงานมี 4 ข้อ คือ
1. เพื่อทำการบันทึกวิธีการทำงานของบริษัทในปัจจุบันและที่ผ่าน ๆ มา โดยที่กระบวนการทำงานจะเป็นตัวอธิบายถึงข้อดีของการทำงานและจุดที่ล้มเหลว นอกจากนี้ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบการทำงานของระบบ และป้องกันการทำงานที่ผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นซ้ำอีก
2. ช่วยให้การอบรมสอนงานให้แก่ผู้ใช้ใหม่ทำได้ง่ายขึ้น และจะช่วยให้ผู้ใช้เก่าเข้าใจระบบใหม่ที่นำเข้ามาใช้ในองค์กร รายงานกระบวนการทำงานจะช่วยให้การทำงานมีกฎเกณฑ์ที่ได้มาตรฐานยิ่งขึ้น และทำให้ผู้ใช้เข้าใจรายละเอียดของระบบงานที่ทำอยู่ดียิ่งขึ้น
3. กระบวนการทำงานช่วยให้เห็นภาพรวมของงานทั้งหมด และแสดงหน้าที่รับผิดชอบของผู้ใช้แต่ละคน ซึ่งจะช่วยให้ระดับบริหารสามารถตรวจสอบประสิทธิภาพของการทำงานได้
4. ใช้กระบวนการทำงานที่เขียนขึ้น ตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานของระบบเอง

                สิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบควรจะทำความเข้าใจกับตัวเอง ก่อนที่จะทำการเขียนกระบวนการทำงาน คือ
1. ต้องแน่ใจว่าเข้าและรู้ถึงกระบวนการทั้งหมดที่มีอยู่ในระบบ และเข้าใจผู้ใช้ระบบหรือผู้ที่ทำงานในกระบวนการการนั้น
2. ต้องแน่ใจว่าตัวเองเข้าใจระบบที่ทำการศึกษาอยู่ในทุก ๆ ขั้นตอนทั้งระบบในปัจจุบัน (Existing System) และระบบใหม่ (Proposed System)
3. ต้องไม่เขียนสิ่งที่ไร้สาระลงในรายงาน
4. พยายามมองกระบวนการต่าง ๆ ให้ออกมาเป็นภาพที่เข้าใจง่าย

                รูปแบบของการเขียนกระบวนการ (Styles of Procedure Writing) แบ่งออกเป็นรูปแบบ คือ
1. แบบเรียงความ (Narrative)
2. แบบตามขั้นตอน (Step – by – Step Outline)
3. แบบบทละคร (Play Script)

การจัดทำแบบบันทึกรายละเอียดโปรแกรม
เป็นการวางแผนละเอียดลึกลงไปในแต่ละขั้นตอนหรือแต่ละโปรแกรม สำหรับแบบบันทึกรายละเอียดโปรแกรม (Program/Process Specification) จะถูกสร้างขึ้นโดยนักวิเคราะห์ระบบสำหรับบันทึกรายละเอียดของโปรแกรม ซึ่งมีองค์ประกอบที่สำคัญด้วยกันอย่างน้อย 7 อย่าง คือ
1. ชื่อโปรแกรมหรือชื่อขั้นตอนการปฏิบัติงานของระบบ (Program/Process Name)
2. หมายเลขอ้างอิงขั้นตอนการปฏิบัติงานของระบบ (Process No.) ซึ่งจะต้องเป็นหมายเลขเดียวกับหมายเลขของขั้นตอนที่ได้แสดงไว้ในแผนภาพ Data Flow Diagram
3. ชื่อของระบบงาน (System Name)
4. ผู้จัดทำ (Preparer)
5. คำอธิบายเบื้องต้นของโปรแกรม (Program/Process Description)
6. อินเตอร์เฟซ (Interface) หมายถึง รายละเอียดของสิ่งต่าง ๆ ที่จะเข้ามาสู่ระบบของโปรแกรมนี้ หรือที่เรียกกันว่า ข้อมูลนำเข้า (Input) และรายละเอียดของสิ่งต่าง ๆ ที่จะออกจากระบบของโปรแกรมนี้ หรือที่เรียกกันว่า ผลลัพธ์ (Output)
7. บันทึกรายละเอียดการทำงานของโปรแกรม (Program/Process Definition)
นักวิเคราะห์ระบบสามารถเพิ่มเติมข้อมูลที่จำเป็นบางประการเข้าไปในแบบบันทึกรายละเอียดโปรแกรม ตามความเหมาะสมและตามความต้องการในการใช้ด้วย

ประโยชน์ของแบบบันทึกรายละเอียดโปรแกรม ได้แก่
1. อำนวยความสะดวดให้นักวิเคราะห์ระบบ สามารถที่จะกระจายงาน การเขียนโปรแกรม (Coding) ไปให้กับทีมงานหรือโปรแกรมเมอร์ได้ เนื่องจากได้บันทึกรายละเอียดของขั้นตอนต่าง ๆ เอาไว้อย่างชัดเจนแล้ว
2. มีผลให้นักวิเคราะห์ระบบสามารถจะรื้อฟื้นความทรงจำ และตรวจสอบว่าโปรแกรมที่โปรแกรมเมอร์ได้เขียนมาให้นั้น เป็นไปตามที่กำหนดหรือไม่
3. สามารถทำให้ผู้อ่านเข้าใจได้ถึงข้อมูลนำเข้า ขั้นตอนการทำงานของโปรแกรม และผลลัพธ์ซึ่งสามารถเรียกโดยรวมว่า IPO ได้โดยเร็ว โดยไม่จำเป็นต้องกลับไปอ่าน Source Code ของโปรแกรมโดยตรงซึ่งจะทำให้เสียเวลามาก
4. นักวิเคราะห์ระบบสามารถติดตามผลความคืบหน้าของการเขียนโปรแกรมของโปรแกรมเมอร์หรือของตนเองได้ โดยอาจจะดูจากการกำหนดวันที่ที่โปรแกรมควรจะเสร็จ

การออกแบบแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูล
แฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลที่จะทำการเก็บข้อมูลไว้สำหรับระบบ เพื่อที่ระบบงานจะสามารถนำเอาข้อมูลไปใช้ให้เกิดประโยชน์ได้ตามต้องการ แฟ้มข้อมูลจึงมีคุณสมบัติที่จะอำนวยให้ข้อมูลสามารถถูกเรียกใช้ร่วมกันจากระบบงานย่อย ๆ ต่าง ๆ ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำการวิเคราะห์การใช้งาน การบำรุงรักษา การเปลี่ยนแปลงแก้ไขต่าง ๆ เกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูล โดยจะต้องคำนึงถึงข้อมูลจำกัดของพื้นฐานของแฟ้มข้อมูลที่มีอยู่ โดยนักวิเคราะห์ระบบจะต้องมีความรู้ความเข้าใจทางด้านแฟ้มข้อมูลและฐานข้อมูล เพื่อที่จะหาผลลัพธ์ที่ดีที่สุดว่าฐานข้อมูลหรือแฟ้มข้อมูลที่กำลังพิจารณาอยู่นี้ควรจะเป็นแบบไหน อย่างไร
ระบบงานคอมพิวเตอร์ทุกระบบงานในปัจจุบันต้องการกระบวนการที่จะเข้าถึง (Access) ข้อมูลที่ต้องการได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว ดังนั้น นักวิเคราะห์ระบบจึงจะต้องพยายามออกแบบฐานข้อมูล (Database) ให้เกิดความสะดวกและสดความซ้ำซ้อนกันของข้อมูลให้ได้มากที่สุด เพื่อลดความยุ่งยากในการบำรุงรักษาฐานข้อมูล การใช้ฐานข้อมูลจึงเริ่มมีบทบาทมากและค่อย ๆ มาแทนที่แฟ้มข้อมูลแบบมาตรฐาน (Standard Files) อย่างไรก็ดี การที่จะใช้ฐานข้อมูลได้ ระบบคอมพิวเตอร์จำเป็นต้องได้รับการออกแบบให้เหมาะสมกันทั้งซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ด้วย เช่น หน่วยความจำ (Memory) ก็ต้องมีเพียงพอ ทางด้านซอฟต์แวร์ก็จะต้องมีระบบบริหารฐานข้อมูล (DBMS : Data Base Management) มาเป็นตัวกลาง เพื่อที่จะเชื่อมโยงระหว่างระบบงานคอมพิวเตอร์กับฐานข้อมูล

ระบบรักษาความปลอดภัยและความถูกต้องของระบบงาน
การที่ระบบงานมีระบบการรักษาความปลอดภัย (Security) เพื่อคุ้มครองระบบคอมพิวเตอร์ในระดับหนึ่ง ซึ่งเป็นระดับที่ทั้งนักวิเคราะห์ระบบและผู้ใช้ระบบคิดว่าเหมาะสมแล้วระบบรักษาความปลอดภัยในระบบงานคอมพิวเตอร์สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ส่วนใหญ่ คือ
1. ระบบรักษาความปลอดภัยภายนอกระบบงาน (Physical Security) ในส่วนนี้จะกระทำกันภายนอกระบบงานคอมพิวเตอร์ เช่น การล็อคห้องคอมพิวเตอร์เมื่อเลิกงานหรือการล็อคคีย์บอร์ดและ/หรือ CPU เพื่อป้องกันไม่ให้บุคคลภายนอกสามารถใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ได้หรือในระบบ LAN อาจใช้เทอร์มินอลแบบไม่มี Disk Drive เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้สามารถทำการคัดลอก (Copy) ข้อมูลจากไฟล์เซอร์เวอร์ที่เก็บข้อมูลส่วนกลางได้ ในขณะเดียวกันก็สามารถที่จะป้องกันการนำเอาข้อมูลหรือโปรแกรมที่ไม่อนุญาตใช้คัดลอกลงไป ซึ่งเป็นการป้องกันการติดไวรัสคอมพิวเตอร์ที่ดีอีกวิธีหนึ่งด้วย ดังนั้น การกระทำอะไรก็ตามที่เกิดขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อรักษาความปลอดภัยให้กับระบบงาน แต่เกิดขึ้นภายนอก ถือว่าเป็นระบบรักษาความปลอดภัยแบบกายภาพ (Physical) ทั้งสิ้น
2. ระบบรักษาความปลอดภัยกายในระบบงาน (System Security and Integrity) เนื่องจากปัจจุบัน ระบบงานคอมพิวเตอร์แบบเครือข่ายได้ทำให้การใช้ข้อมูลต่าง ๆ ของหน่วยงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ มีระบบการกระจายอำนาจการใช้ข้อมูลออกไป (Distribution System) ทำให้ระบบจำเป็นต้องมีระบบรักษาความปลอดภัยภายในระบบงานอย่างดีพอด้วยเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ที่ไม่มีสิทธิ์ใช้ข้อมูลสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ นอกจากนี้ นักวิเคราะห์ระบบยังต้องให้ความสนใจต่อความถูกต้อง (Integrity) ของระบบ เช่น ระบบงานต่าง ๆ โปรแกรม และฐานข้อมูลอีกด้วย ในส่วนนี้จะกล่าวถึงวิธีการรักษาความปลอดภัยที่นิยมทำกันโดยทั่วไปมี 4 วิธี คือ
2.1 การใช้รหัส (Password)เป็นวิธีการที่นิยมใช้กันทั่วไป มีวัตถุประสงค์จะจำกัดขอบเขตของผู้ใช้ โดยผู้ใช้จะต้องทำการป้อนรหัสลับก่อนจึงจะสามารถเข้าไปทำงานในระบบงานได้ หากผู้ใช้ตอบรหัสสลับผิด ย่อมแสดงว่าผู้ใช้ผู้นั้นไม่มีสิทธิ์ที่จะเข้าไปทำงานในระบบนั้น ๆ ได้ ระบบจะปฏิเสธการยอมให้เข้า ถึงข้อมูลของระบบโดยอัตโนมัติ ในบางระบบนอกจากการปฏิเสธแล้วยังทำการบันทึกชื่อเวลา และเบอร์โทรศัพท์ที่อาจใช้เรียกเข้าของผู้ที่ตอบรหัสลับผิดเอาไว้เป็นข้อมูลเพื่อติดตามภายหลังอีกด้วย
2.2 การสำรองข้อมูล (System Backups)ในทุกระบบงานที่ดี ควรจะมีการวางตารางเวลาเพื่อการสำรองข้อมูล ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งที่จะป้องกันปัญหาในเรื่องของการสูญเสียข้อมูลในกรณีที่คาดไม่ถึง การสำรองข้อมูลอาจเลือกใช้เทปหรือ Removable Disk ก็ได้ ทั้งนี้แล้วแต่ความเหมาะสม ระบบงานที่ดีจะต้องมีการทำการสำรองข้อมูลเอาไว้อย่างสม่ำเสมอ เพื่อเป็นการค้ำประกันต่อความปลอดภัยของข้อมูลเอง การทำการสำรองข้อมูลควรทำอย่างน้อย 2 ชุด โดยชุดหนึ่งจะเก็บเอาไว้ในที่ที่ระบบงานทำงานอยู่ อีกชุดหนึ่งเก็บเอาไว้นอกเขตระบบที่ทำงาน เพื่อป้องกันเหตุการณ์ไม่คาดคิด ข้อมูลชุดใดชุดหนึ่งยังคงปลอดภัยก็สามารถนำกลับมาใช้งานได้อีก การสำรองข้อมูลมีอยู่ด้วยกัน 2 แบบ คือ

แบบเต็ม (Full) หมายถึง การสำรองข้อมูลจะทำการสำรองใหม่ทั้งหมดทุกครั้ง ถ้าแม้ว่าข้อมูลนั้น ๆ จะเคยทำการสำรองข้อมูลเอาไว้แล้วก็ตาม

แบบเฉพาะส่วนเพิ่ม (Incremental) หมายถึง การสำรองข้อมูลเฉพาะข้อมูลที่มีส่วนแตกต่างกันหรือเพิ่มเติมขึ้นจากส่วนที่ได้เคยทำการสำรองไว้ในครั้งก่อนเท่านั้น วิธีนี้ทำให้ประหยัดเวลาในการทำการสำรองข้อมูลมากกว่าวิธีการแรก

                2.3 การตรวจสอบได้ของระบบ (Audit Trail)ระบบงานที่ดีควรได้รับการออกแบบให้ข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องในระบบสามารถที่จะตรวจสอบย้อนกลับได้ ว่าเกิดได้อย่างไร มาจากไหนวิธีที่นิยมใช้กัน คือ การออกรายงานหรือ Check List ต่าง ๆ ที่แสดงถึงเหตุการณ์หรือข้อมูลต่าง ๆ ที่ถูกเรียกขึ้นมาเพื่อแก้ไข หรือข้อมูลที่ได้มีการนำเข้ามาในระบบ เอกสารต่าง ๆ เหล่านี้จะมีความจำเป็นอย่างมากต่อการตรวจสอบความถูกต้องของการทำงานของระบบงานคอมพิวเตอร์
2.4 การเรียกคืนข้อมูลและเริ่มต้นใหม่ของระบบ (Recovery and Restart Needs) ในระบบงานคอมพิวเตอร์ ไฟฟ้าเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่ง หากเกิดไฟฟ้าดับหรือเกิดการลัดวงจรหรือฟ้าผ่าเข้ามาในสายไฟฟ้าแล้ว จะส่งผลทำให้ระบบคอมพิวเตอร์ทั้งระบบเกิดความเสียหายอย่างใดอย่างหนึ่งได้ เมื่อระบบงานเกิดความเสียหาย (Crash) ขึ้น การนำเอาข้อมูลที่ได้สำรองเอาไว้มาเรียกคืนข้อมูล (Restore Data) เพื่อจะได้ข้อมูลกลับมา ทำให้ระบบสามารถทำงานได้ต่อไป

การทบทวนระบบงานที่ได้ออกแบบแล้ว
เมื่อการออกแบบระบบงานได้เสร็จสมบูรณ์เรียบร้อยแล้ว นักวิเคราะห์ระบบจะต้องนำเอาสิ่งที่ได้ทำการออกแบบไว้แล้วทั้งหมดกลับมาทบทวนใหม่อีกครั้ง และจัดทำในรูปแบบของรายงานและนำเสนอ (Presentation) ต่อผู้บริหารและผู้ใช้ระบบ ซึ่งจะแบ่งการทบทวน (Review) ออกเป็น 2 ส่วน คือ
1. ผู้บริหาร (Management Review) นักวิเคราะห์ระบบจะต้องรายงานในเรื่องที่ว่าระบบงานที่ได้พัฒนาขึ้นมานั้น สามารถจะแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในระบบงานของเขาได้อย่างแท้จริงนอกจากรายงานถึงประวัติต่าง ๆ ปัญหาที่เกิดขึ้น และทางแก้ไขของระบบที่ได้มีการออกแบบเอาไว้ ตารางเวลาของการนำระบบเข้ามาติดตั้ง (Implementation) รวมทั้งต้นทุนของการพัฒนาระบบจะต้องได้รับการแจกแจงให้ทราบด้วย ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงทีมงานที่ร่วมกันพัฒนาระบบ หัวหน้าทีมหรือนักวิเคราะห์ระบบจะต้องแนะนะบุคคลที่เข้ามาใหม่ให้กับฝ่ายบริหารได้รับทราบด้วย
2. ผู้ใช้ระบบ (User Review) ซึ่งเป็นผู้ที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์และออกแบบระบบตั้งแต่เริ่มต้น จะเป็นผู้ทบทวนว่า ระบบงานได้ให้ในสิ่งที่เขาต้องการอย่างแท้จริงหรือไม่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องให้ตัวอย่างของการนำเข้าข้อมูลทางจอภาพ รายงานแบบต่าง ๆ พร้อมอธิบายรายละเอียดให้กับผู้ใช้ระบบได้เข้าใจอย่างชัดเจน และในขณะเดียวกันนักวิเคราะห์ระบบจะต้องเตรียมตัวที่จะตอบคำถามให้กับผู้ใช้ระบบด้วย
ในการวิเคราะห์ระบบนั้น นักวิเคราะห์ระบบไม่ควรที่จะยึดติดกับสิ่งใดสิ่งหนึ่งในการออกแบบและพัฒนาระบบมากจนเกินไป ควรทำตัวให้เป็นบุคคลที่ยืดหยุ่นและมองภาพให้กว้างมากที่สุดเท่าที่จะทำได้ ซึ่งจะส่งผลกระทบให้ระบบงานที่ออกแบบมีความยืดหยุ่นและกว้างไกลตามไปด้วยเทคนิคต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับการออกแบบสามารถเปลี่ยนแปลงไปตามสถานการณ์ของเทคโนโลยีของซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่เปลี่ยนแปลงไป ซึ่งในปัจจุบันอาจจะเหมาะสมแล้วแต่ในอนาคตอาจจะเกิดสิ่งที่ดีกว่าปัจจุบันหรือมีวิธีการที่เหมาะสมกว้า นักวิเคราะห์ระบบที่ดีจะต้องศึกษาให้ทราบถึงแนวโน้มของเทคโนโลยีและความต้องการของผู้ใช้ระบบโดยทั่วไปว่าจะมีแนวโน้มไปทางใด เพื่อที่จะได้นำเอาแนวโน้มต่าง ๆ มาทำการผสมผสานปรับปรุงให้เข้ากับเทคโนโลยีและความสามารถในปัจจุบันเท่าที่นักวิเคราะห์ระบบมีอยู่ เพื่อทำการออกแบบระบบงานสำหรับอนาคตต่อไป